Greg McKeown é um consultor inglês autor do best-seller “Essencialismo: A disciplinada busca por menos”. A proposta dele para gestão de tempo é interessante e, embora aparente ser simples, representa um desafio para muitas pessoas: estabelecer prioridades. O consultor defende a necessidade de falarmos ‘não’ para tarefas irrelevantes e, assim, disponibilizarmos nossa energia para o que é essencial, o que traz resultados e onde seu bom desempenho possa ser fundamental.
O curso Tempo e Foco que ministro tem esse objetivo: já pensou quanto mais poderia ter alcançado se você soubesse gerir melhor o seu tempo? Não coloco produtividade profissional como o único ganho, mas também o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Nesses mais de 25 anos de carreira na área de Recursos Humanos não conheci um profissional que tenha colhido grandes louros sem antes aprender a gerir seu próprio tempo.
Sendo assim, compartilho com vocês algumas dicas fundamentais para quem quer definir prioridades e gerir melhor seu tempo.
1) Defina metas e bloqueie sua agenda
Coloque no papel as metas que você quer alcançar no próximo ano e bloqueie um horário na agenda toda semana para dedicar-se à ela. Ter clareza onde se quer chegar é fundamental para definir prioridades e buscar alcançá-las.
2) Tenha disciplina
A partir da definição das suas metas e do planejamento das tarefas, é necessário que você tenha disciplina para executar tudo dentro tempo, sem procrastinação. Alguns imprevistos podem surgir, mas você pode remanejar seus afazeres ao invés de simplesmente deixar de cumpri-los.
A capacidade de flexibilização e negociação são importantes, mas é preciso manter firmeza naquilo com o que se compromete, mesmo que existam imprevistos.
3) Procure lugares compatíveis com o seu tipo de tarefa
Se você tiver tarefas que demandem concentração e seu ambiente de trabalho é caótico, com pessoas te interrompendo a todo momento, procure um lugar calmo no qual você consiga se concentrar. Só assim você consegue realizar suas tarefas rapidamente e economizar bons minutos, ou até mesmo horas. Outras ferramentas e técnicas, como o Pomodori (que te ajuda a mensurar o tempo gasto por tarefa) também podem ser altamente eficazes.
4) Utilize a tecnologia a seu favor
Hoje em dia há diversas aplicações para gerenciamento de tempo, tanto na internet, através do seu navegador, quanto no tablete ou smartphone. Seja para estimular a concentração, como o Pomodori citado acima ou para gestão de projetos, é possível encontrar ferramentas que te ajudem a manter a concentração. Um ótimo exemplo é o Trello, onde você consegue programar todas as suas tarefas com data e horário previstos para início e término e ainda tem um calendário que mostra todas as suas tarefas programadas.
5) Concentre sua organização de horários
Defina um único lugar onde pretende organizar seus horários e compromissos. Perceba qual funciona melhor para você (agenda semanal? agenda digital? calendário do mês?) e siga este caminho. Dividir sua organização em diversas plataformas pode ser confuso e pouco eficaz. A ideia é ser assertivo e economizar tempo!
Extra: Divida suas metas com alguém
Pode ser um coach , um amigo ou seu gestor. Compartilhe suas metas com alguém em quem confia e conte com ele para te ajudar a alcançá-las. Expor nossas ambições é um ótimo primeiro passo para tirá-las do papel, especialmente quando a pessoa pode te ajudar a avaliar constantemente seu avanço.
Seguindo essas dicas, certamente você verá resultados imediatos no gerenciamento do seu tempo, minimizando o desgaste, ganhando produtividade e criando oportunidades para você aproveitar melhor o tempo disponível.
